T&E : Les 4 étapes clés pour préparer la bascule vers son nouvel outil

Lorsque l’on  démarre son projet (changement de SBT), il faut s’assurer que l’ensemble des acteurs (équipe projet Client, agence de voyage, Banque) partagent une vision commune des opérations à mener pour basculer d’un système à un autre.

 

Que se cache-t-il derrière ce terme qui fait plus penser à une figure accrobatique qu’à une étape clé d’un projet. Et pourtant… nous allons vous expliquer dans cet article pourquoi cette étape est importante et comment la mener.

  1. Pour commencer, qu’est-ce que « la bascule »?

    Par bascule on entend le passage d’un environnement à un autre, d’un process à un autre, bref d’une situation à une autre. Ici nous allons l’aborder sous l’angle d’un changement d’outil Travel & Expense.

    Le secret pour que cette transition se fasse dans les meilleures conditions possibles, c’est de bien la préparer en réalisant ce qu’on appelle « un plan de bascule ».

  2. Le plan de bascule, pour quoi faire?

    Le plan de bascule permet de s’assurer que toutes les tâches nécessaires à la bascule seront exécutées en temps et en heure. En ce sens, il doit permettre de :

    • Identifier les pré-requis et les tâches inhérentes
      • Par exemple : jusqu’à quelle date les notes de frais peuvent encore être soumises sous l’ancien process ? Quid de leur validation ? etc
    • Les assigner à un responsable
    • Les planifier de manière cohérente en fonction des dépendances et du planning projet
      • Par exemple : l’accès à l’ancien outil/process ne doit plus être possible lorsque le nouvel outil est disponible.
    • Suivre leur exécution
    • Alerter en cas de retard pris sur une ou plusieurs tâches

    Il est logiquement de la responsabilité du chef de projet de lancer l’élaboration d’un tel document.

  3. Comment bien préparer son plan de bascule ?

    Pour concevoir un plan de bascule le plus réaliste et le plus détaillé possible, il n’y a pas pas d’autres solutions que de s’adresser aux experts!  Des réunions en amont permettent de le préparer en impliquant les différentes parties prenantes.

    Il s’agira donc de :

    • Définir la stratégie de bascule et identifier les points bloquantsExemples :
      • Comment traiter les notes de frais en attente d’approbation et/ou de paiement dans l’ancien outil?
      • Comment traiter les réservations de voyage en cours dans l’ancien outil?
    • Définir la séquence des opérations à mener par domaine fonctionnel et identifier qui fera les actions et quand – Exemple :
      • Agence de voyage : Lancer la synchronisation des profils- à J-X
    • Établir un planning réaliste, avec des tâches qui se suivent de manière cohérente
  4. Sous quelle forme ?

    Ce plan de bascule, qui  porte très fréquemment le nom de « cut-over plan »,  se présente sous la forme d’un diagramme de gant au format Microsoft Project ou en format Excel.

    Pour permettre sa bonne diffusion, il est généralement disponible sous des formats plus « conventionnels » et synthétiques. Ainsi il faudra souvent le condenser en format Powerpoint avec les grands jalons par domaine pour communiquer vers les Business Process Owners et responsable de projet sans se perdre inutilement dans le détail.

Vous l’aurez compris, établir son plan de bascule est un travail complexe et chronophage mais primordial pour la réussite de son projet.

N’hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des difficultés à établir votre plan de bascule!

Cet article a été écrit par
Laure DE LA LANDE



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