L’arrivée des Jeux Olympiques 2024 à Paris cet été est une fête mais aussi un sujet de préoccupation pour les entreprises.
Un évènement de cette envergure suscite forcément des interrogations chez
les entreprises qui s’inquiètent notamment d’un manque de disponibilités et
de flexibilité, de hausses de tarifs voire d’une augmentation des risques
voyageurs. Le maître-mot ?
L’anticipation !
- Comment se préparer ?
- Dois-je changer les règles de ma politique voyages ?
- Quelles stratégie adopter avec mes fournisseurs ?
Réduire les déplacements :
Le premier réflexe est de limiter les déplacements aux voyages essentiels pour le business et qui ne peuvent être remplacés par des réunions à distance. Les outils de réservation peuvent permettre de cadrer ces déplacements via des règles de contrôle et des messages informatifs à destination des voyageurs.
Modifier sa politique voyages – ou pas :
Pour les déplacements obligatoires, on peut se poser la question de modifier sa politique pour s’adapter aux hausses de tarifs et manque de disponibilité. L’inconvénient majeur est le temps nécessaire pour effectuer ces changements.
Autre possibilité, ajouter un motif de non-conformité dédié pour effectuer un suivi des dérogations liées aux JO.
Enfin, la dernière option est d’accroître la communication pour orienter les
voyageurs vers des options alternatives
Communiquer :
La communication reste un axe primordial pour sensibiliser les voyageurs sur l’anticipation de leurs déplacements mais également les accompagner sur le terrain en les informant des dates et lieux des évènements.
L’outil de réservation peut être utilisé pour faire passer les bons messages.
Adapter sa stratégie Achats :
Il est conseillé de prendre les devants et de contacter ses principaux partenaires afin de discuter des impacts sur les voyageurs et des différentes options pour pallier aux désagréments : négociations de tarifs, d’allotements, jouer sur les services et autres prestations annexes, etc. L’agence de voyages doit être également impliquée pour pouvoir proposer des alternatives.
Notre experte Laure de la Lande vous donne des axes de réflexion dans la fiche complète téléchargeable ici :