Notre offre à destination des Entreprises Grands Comptes

1

Diagnostic Flash

> Etat des lieux (processus, achats, IT)
> Identification des gains et définition de business case

2

Appel d’offres

> Conception, rédaction du cahier des charges
> Accompagnement et gestion des réponses fournisseurs
> Accompagnement en phase de soutenance

3

Refonte de politiques et processus

> Aide à la rédaction de la politique voyages
> Refonte des processus internes basée sur les bonnes pratiques du marché

4

Implémentation

> Accompagnement dans la définition des besoins techniques et fonctionnels
> Spécifications des paramétrages outil
> Recette

5

Conduite du changement

> Plan de communication
> Plan et animation de formations
> Mise en place d’une gouvernance internationale / nationale / régionale
> Accompagnement de prise de poste Travel Manager

1 – Audit de votre périmètre Travel & Expense

Notre expertise sur le sujet Travel & Expense et notre méthodologie « d’audit flash » nous permettent d’identifier dans un temps très court l’ensemble des gains au niveau macro. Et donc de prioriser les éléments à investiguer :

> récupération de TVA,
> négociations fournisseurs ,
> organisation des bookings,…

Notre conviction : quel que soit le niveau de maturité de votre entreprise, il existe des gains de services et des gains financiers potentiels.

2 – Assistance aux appels d’offres

Le processus de sélection de prestataires est une étape capitale, qu’il faut mener avec déontologie et professionnalisme. Grâce à notre expertise, notre indépendance et nos expériences clients nous sommes en mesure de vous accompagner lors des différentes étapes de la sélection du prestataire :

> La définition du besoin
> La rédaction du cahier des charges
> L’analyse des offres
> La procédure de sélection
… tout en tenant compte des évolutions et des spécificités du marché.

Notre conviction : l’expertise sur le Travel & Expense est essentielle sur cette phase. Il faut une connaissance du besoin interne et des fournisseurs qui sont en cours de sélection (couverture géographique, capacité à se connecter entre eux, lien historique ou capitalistique…) pour la mener efficacement.

 

3 – Définition de votre stratégie et organisation Travel & Expense

> Afin de vous accompagner dans une réflexion sur votre stratégie Travel & Expense, notre méthodologie repose sur l’analyse globale du périmètre, pour prioriser et qualifier les éléments de gains financiers et de services. Puis sur un business case solide pour cadrer la roadmap, les coûts et les équipes de façon fiable.
> La stratégie peut être définie sur différentes thématiques : organisation, outil, fournisseurs,… Il est primordial de prioriser les sujets à traiter tout en gardant en tête le contexte global du Travel & Expense.
> Notre conviction : il n’existe pas une solution universelle, à chaque entreprise, sa culture d’entreprise, son ambition, et la cible qu’elle souhaite atteindre,…

Dans ce cadre en perpétuel changement, il est nécessaire d’adapter sa gestion du déplacement : l’analyse et la refonte de vos processus Travel & Expense sont des axes stratégiques à mettre en place pour pérenniser vos gains financiers et services. Nous sommes en mesure d’intervenir sur :

> La définition des rôles et responsabilités de chacun
> La définition d’une organisation cible depuis le voyageur jusqu’à l’intégration des données en finance
> La mise en place de gouvernance
> La mise en place du Travel Management
> La définition d’une Gouvernance processus et/ou outils

Notre conviction : la mise en place d’outils / de stratégies achats doit être couplée à une mise en place d’organisation adaptée pour que l’ensemble fonctionne dans la durée.

4 – Assistance à l’implémentation des fournisseurs et des outils

> Assistance à l’implémentation des fournisseurs (agence, moyen paiement, … ) et outils Self Booking Tool (SBT) / Online Booking Tool (OBT) /Expense Management Tool (EMT) / Hotel Booking Tool (HBT)
> Définition des rôles et responsabilités pendant le projet
> Pilotage des différents acteurs
> Spécifications techniques et fonctionnelles
> Tests / Recette
> Connaissance fine des outils jusqu’au contrôle/réalisation des paramétrages

Notre conviction : la connaissance détaillée de l’ensemble des offres et des acteurs nous permet d’être un facilitateur durant le projet et d’orienter l’entreprise vers les bonnes pratiques du marché qui ont déjà fait leurs preuves.

5 – Change management

Axys Odyssey dispose d’une expertise de haut niveau dans l’accompagnement au changement sur tout type de domaine. Nous avons la capacité de vous accompagner :

> lors du projet en réalisant une stratégie de communication, un plan de formation ou un plan de conduite du changement exhaustif (analyse/impact, formation interne)
> Etant établissement de formation agréé, nous pouvons vous accompagner sur tout type de formation: présentiel, en ligne, MOOC, certification en fonction de votre stratégie de votre conduite de changement.
> Après un projet sur l’optimisation des échanges avec les collaborateurs (auprès du top & middle management ) pour s’inscrire dans une dynamique d’amélioration continue.

Notre conviction: le Change Management ne se résume pas à un support de communication. C’est un élément clé pour qu‘un projet puisse être un succès.

Quelques-unes de nos références

CAS CLIENT T & E

CARREFOUR

CAS CLIENT T & E

GALERIES LAFAYETTE

CAS CLIENT T & E

VINCI IMMOBILIER

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