Cas client : Carrefour

Cadrage et accompagnement sur la sélection d’un outil de gestion des déplacements professionnels

MISSIONS  

  1. Cadrage – Analyse de l’existant  

  2. Assistance Appel d’Offre

  3. Optimisation des processus

  4. Implémentation de la solution

CONSTATS

  • Ulysse, outil de note de frais, alors utilisé par le groupe, n’était plus maintenu par l’éditeur à partir de fin 2016.
  • Dans ce cadre, le groupe Carrefour a décidé de lancer un appel d’offre pour remplacer Ulysse pour la gestion de ses notes de frais dans un premier temps, puis dans un second temps a poussé la réflexion sur l’aspect Travel afin de mutualiser l’ensemble du processus de gestion des voyages et des notes de frais.

CHALLENGES

Axys Odyssey a pris en charge les chantiers suivants :

  • Cadrage – Analyse de l’existant
    • Entretien avec un large panel des acteurs du processus (assistante, BU, valideur, administrateur outil, comptabilité, RH, …)
    • Formalisation de l’existant et cartographie des processus
  • Définition de la cible
    • Proposition des axes d’amélioration techniques, fonctionnelles et sur les processus
    • Formalisation de l’organisation et des processus cibles
  • Assistance à l’appel d’offre
    • Production du cahier des charges, éclairage sur les modèles de licences éditeurs et modules à souscrire, assistance fonctionnelles)
    • Assistance à la relecture du dossier CGD ( ….)
  • Implémentation
    • Assistance au déploiement de l’outil sélectionné, d’abord sur une entité pilote, puis sur l’ensemble du scope. Cette étape comprend l’assistance aux spécifications, à la réalisation, la conduite du changement et le pilotage de l’ensemble des acteurs

Résultats

  • Gouvernance du projet
    • Implication rapide de l’ensemble des interlocuteurs métiers et de l’ensemble des BU
    • Organisation du projet flexible qui a permis de tenir les délais malgré la complexité organisationnelle
  • Amélioration des processus clés
    • Remise en question de processus existants pour simplifier et fluidifier les déplacements professionnels et la gestion des notes de frais
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