Notes de frais : comment éviter le redressement fiscal ?

La gestion des notes de frais demande du temps et beaucoup d’entreprises n’y accordent pas l’importance nécessaire. Conséquence : la fraude interne peut coûter très cher à votre entreprise ! Dans cet article, nous vous présentons quelques points de vigilance vous permettant d’éviter le redressement fiscal.

 

Les contrôleurs de l’URSSAF s’intéressent à toutes les dépenses de l’entreprise et particulièrement aux notes de frais. Ils surveillent de très près les frais professionnels, c’est un grand classique des contrôles. Les procédures à suivre sont strictes et doivent être respectées surtout quand il s’agit d’une entreprise qui génère beaucoup de notes de frais.

Voici les 3 erreurs à ne pas commettre :

1) Un contrôle des notes de frais défaillant qui laisserait passer :

  • Les frais engagés qui ne sont pas dans l’intérêt de l’entreprise
  • Le non-respect des montants forfaitaires fixés par l’URSSAF pour un remboursement au forfait
  • Les indemnités kilométriques qui sont supérieures au barème fixé par l’URSSAF
  • La récupération de TVA sans que les conditions soient remplies (voir notre article précédent Note de frais : la récupération de TVA, le casse-tête)

2) Un remboursement des notes de frais sans justificatif :

L’entreprise ne doit pas encourager le remboursement des notes de frais sans justificatif. L’absence de justificatif constitue le premier motif de redressement fiscal. La dépense remboursée sans la présence d’un justificatif sera considérée comme un avantage en nature. Toutefois, l’entreprise peut faire une exception si le montant de la note de frais est faible en demandant au collaborateur une attestation sur l’honneur.

3) Des notes de frais avec des frais déraisonnables :

Le collaborateur doit être raisonnable au niveau de ses dépenses professionnelles. Si les montants remboursés semblent trop élevés par rapport au motif avancé, l’administration fiscale peut requalifier la dépense en avantage en nature.  Une solution simple : pour que les montants déclarés restent raisonnables, l’entreprise a le droit de plafonner les dépenses et doit veiller au non-dépassement des seuils fixés.

Quelques pistes de solutions…

La gestion des notes de frais demeure complexe et requiert de la rigueur. Pour mieux gérer le remboursement des dépenses professionnelles, il est primordial de réfléchir en amont à la bonne organisation à mettre en place. Voici quelques solutions pour simplifier le processus de remboursement des frais professionnels et assurer un contrôle efficient des notes de frais :

  • Définissez une politique de remboursement avec des règles simples et claires
  • Equipez vos collaborateurs avec des moyens de paiements adaptés : cela permettra d’avoir une meilleure visibilité sur la dépense
  • Optez pour un processus de validation effectif et opérationnel
  • Etablissez un plafond maximal par type de dépense. Pour cela, vous pouvez soit appliquer des plafond fixés par l’URSSAF, soit appliquer un plafond qui se base sur le calcul et l’analyse de la moyenne des dépenses professionnelles de vos collaborateurs
  • Sélectionnez et déployez un outil performant pour la gestion de vos notes de frais
  • Mettez en place la dématérialisation à valeur probante des justificatifs de vos notes de frais (voir notre article sur ce sujet : Comment et pourquoi se diriger vers la dématérialisation des justificatifs de notes de frais ?)

La gestion des notes de frais est un exercice encadré par la loi, permettant uniquement le remboursement des frais professionnels dans l’intérêt de l’entreprise. Pour éviter tout redressement fiscal, il vaut mieux connaître les règles et s’inspirer des bonnes pratiques citées dans notre article. Enfin, si vous souhaitez échanger sur ce sujet, n’hésitez pas à prendre contact avec nous !

 

Cet article a été écrit par
Basma Khadrouf



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