Focus sur la partie « Expense » d’un projet T&E…

…Et plus particulièrement sur l’implication nécessaire de la comptabilité.

Si les comptables interviennent en bout de chaîne dans un projet Travel & Expense, c’est cependant bien en amont qu’ils doivent être impliqués pour garantir un projet réussi. En effet, un mauvais paramétrage et ce sont les collaborateurs qui ne sont pas remboursés de leurs notes de frais ou le fournisseur carte logée qui n’est pas payé !

Voici les différents modules et les questions qui s’y réfèrent sur lesquels leur expertise est requise et indispensable :

Notes de frais

  • Définition du catalogue de frais :
    • Quels types de frais proposer aux collaborateurs? (repas, parking, péage, …)
    • Quels comptes comptables associer à chaque frais ?
  • Mise en place des règles de contrôle :
    • Existe-t-il une politique de remboursement définie par l’entreprise ?  (ex : plafond hôtel selon les destinations)
    • Besoin d’être en en conformité avec la loi ?  (ex : rendre obligatoire la saisie des noms et de la société des personnes qui sont invitées à un déjeuner (loi SAPIN II))
  • Quel circuit d’approbation mettre en place ?
  • L’outil est-il certifié pour la dématérialisation des justificatifs ?
  • Comment gérer la TVA ?
    • Les différents taux
    • La récupération de la TVA
  • Quelles sont les spécificités légales des pays à prendre en compte dans le cadre d’un déploiement international ?

Relevés de carte logée

  • Toutes les entités sont-elles équipées de carte logée ?
  • Les données analytiques sont-elles harmonisées ?
  • Est-il possible de faire de la réconciliation automatisée entre une ligne de facturation et une réservation  ? Sur quels critères ?

 Avances de frais

  • Est-ce autorisé dans l’entreprise ?
  • Est-ce que cela doit être géré manuellement ou au travers d’un outil ?
  • Le volume justifie-t-il une automatisation de ce process ?

 Intégration ERP

  • Quelles sont les informations attendues dans l’ERP ?
  • Quels sont les schémas d’écritures à respecter ?

 

Il est donc primordial d’identifier les bons interlocuteurs et de les impliquer lors :

  • Des ateliers de conception
  • Des ateliers de paramétrage
  • Des tests unitaires
  • Des tests d’intégration

 

Et toutes ces questions amèneront sans aucun doute d’autres interrogations : n’hésitez pas à nous contacter pour vous faire accompagner dans votre projet.

 

Cet article a été écrit par
Lucie Girard



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