Au moment de démarrer un projet, c’est toujours le même constat : le voyage d’affaires touche l’intégralité des collaborateurs d’une entreprise. Du directeur qui se déplace énormément à l’assistante qui prépare les voyages de ses équipes, en passant par le commercial ou également les personnes se déplaçant pour des formations ou dans le cadre d’activités syndicales. Dès lors, comme chaque salarié sera impacté (plus ou moins fortement) par le projet T&E, il est recommandé de ne pas négliger d’en informer les représentants syndicaux.
Alors, avant même de commencer à énumérer les actions liées à la communication avec les instances de représentation du personnel au cours du projet, il convient de bien connaitre le rôle de ceux-ci:
Les missions du représentant sont entre autres de représenter le personnel auprès de son employeur en lui faisant part de toute réclamation en matière d’application de la réglementation du travail, et de faire des propositions sur l’organisation générale de l’entreprise.
Dès lors, à quels moments faut-il faire intervenir les représentants du personnel, et dans quel cadre ?
- En amont du projet, il n’est pas nécessaire de communiquer sur la mise en place d’un nouvel outil (*). Un nombre trop important d’interlocuteurs peut freiner les décisions et gêner la progression du projet. En revanche, il est important, lors d’un cadrage notamment, de ne pas oublier de demander les règles spécifiques qui peuvent s’appliquer dans le cadre de la gestion des représentants du personnel. Il peut d’agir d’une politique de remboursement différente (sur les montants autorisés par exemple), d’un workflow particulier (validation par le département RH au lieu du N+1) ou d’une imputation analytique particulière (centre de coût particulier).
- Lors du démarrage du projet, tous les interlocuteurs se mettent en ordre de marche, le planning de déploiement est défini, et il est déjà l’heure d’une première communication. Avant toute communication générale aux collaborateurs, il est important de prendre le temps de communiquer en amont aux partenaires sociaux, de leur présenter le projet, de les rassurer sur les changements qui vont impacter les salariés, et d’insister sur la bonne prise en compte de leurs spécificités (le cas échéant). Les CE (Comité d’Entreprise) sont généralement une excellente opportunité pour présenter ces éléments projet et rassurer les représentants du personnel.
- Au cours du projet, il n’est pas nécessaire de maintenir une communication particulièrement dense, si ce n’est en cas de changement majeur. Par exemple, dans le cas d’une refonte de la politique voyage, d’une modification des workflows de validation, ou de nouveaux services apportés aux voyageurs comme par exemple le développement du programme carte affaire au sein de l’entreprise. La prochaine grande étape pour les représentants du personnel correspond aux formations et à la communication pour la préparation au déploiement. En fonction du climat et de la relation avec les organisations syndicales au sein de l’entreprise, il est possible de prévoir une session de formation dédiée aux représentants du personnel, leur permettant ainsi de poser des questions plus spécifiques liées à leur rôle (et notamment s’ils bénéficient d’une politique voyage particulière vis-à-vis des autres salariés).
Dans tous les cas, le principal est de garder en tête que les représentants du personnel ne sont pas des « ennemis » au projet, et qu’une bonne communication avec eux vous permettra ne pas rencontrer d’obstacles et de pouvoir partir avec une publicité positive sur votre projet !
(*) : Attention, pour des contextes internationaux, certains pays (comme l’Allemagne) requièrent une validation obligatoire en CE afin de pouvoir démarrer le projet.
Benjamin Guillerm
Manager Axys OdysseyCet article a été écrit par
BENJAMIN GUILLERM