Soyons clair, la gestion des déplacements professionnels est rarement stratégique pour le développement d’une entreprise.
Toutefois, chaque collaborateur, quelque soit son statut, a de fortes chances d’y être confronté, par la réservation d’un déplacement et la soumission d’une note de frais. Si la machine est enrouée, la frustration peut rapidement monter – parfois pour atteindre les plus hauts niveaux de l’entreprise – et devenir un sujet de discussion à la cafet’ ou sur le chat de l’entreprise pour les plus nomades. « J’ai été bloqué dans la réservation de mon vol. L’outil ne marche pas, c’est usant! »
A ce titre, sécuriser le processus pour éviter l’escalade est primordial, d’autant que les dysfonctionnements ne représentent qu’une minorité de cas.
Nous avons donc listé les 3 principaux enjeux qui justifie une gestion particulière du support aux collaborateurs dans le cadre des déplacements professionnels :
1 – Diminuer les coûts
Si un collaborateur rencontre un problème lors de sa réservation sans obtenir rapidement une réponse ou solution, c’est de l‘argent directement perdu. Rappelons que l’anticipation est l’un des leviers principaux pour optimiser les coûts de déplacement et couper le voyageur dans son élan pourrait le décourager d’avoir ce réflexe à l’avenir. Idem sur la note de frais où apporter une assistance dans les plus brefs délais permet de gagner du temps – on sait tous que le temps c’est de l’argent – et éviter les allers-retours en interne.
2 – Garantir la satisfaction des collaborateurs
Contrairement aux idées reçues, un déplacement professionnel n’est pas synonyme de plaisir. Il nécessite organisation et apporte son lot de stress et de fatigue. Il est donc primordial que l’intégralité du processus, de la planification aux remboursements des frais, se passe sans écueil et soit relativement rapide pour éviter toute tension supplémentaire. Sans compter qu’il contribue significativement à l‘attractivité de l’entreprise et permet, s’il est optimisé, de davantage retenir les talents.
3 – S’inscrire dans l’amélioration continue
Un traitement rapide des anomalies par des experts métier permet d’optimiser de manière continue les processus et, parfois, d’identifier d’importantes failles du programme, parfois coûteuses. Il peut s’agir notamment d’un programme hôtel mal configuré, de règles de contrôle de notes de frais défaillantes ou encore de plafonds de dépenses non adaptés. Une connaissance approfondie des sujets travel & expense et des liens entre les acteurs de l’écosystème est nécessaire pour pouvoir les détecter, en tirer les bonnes conclusions et procéder aux corrections nécessaires.
Qu’en retenir?
Mettre en place une organisation de support fiable, réactive, avec une expertise métier poussée est indispensable pour s’inscrire dans la durée. Elle devra s’articuler sur plusieurs niveaux, avec idéalement un point d’entrée unique pour les collaborateurs. Si la vocation du 1er niveau est d’opérer un premier filtre sur les demandes simples, les niveaux supérieurs se concentreront sur les anomalies plus complexes/techniques.
Comment se lancer?
Nous vous conseillons la lecture de nos articles mettre en place une chaîne de support adaptée à votre organisation et les bonnes questions à se poser pour élaborer une stratégie de support efficiente. La clé du succès est essentiellement de pouvoir s’appuyer sur une équipe spécialisée… et nous sommes là pour ça !
Anthony Poirier, Axys Odyssey