Dans un contexte de tension du marché du travail, le bleisure – ou la combinaison du déplacement professionnel et loisirs – est une pratique qui tend à se développer au sein des entreprises. Il présente de nombreux avantages comme l’augmentation de la satisfaction collaborateur, une meilleure productivité et attractivité de l’entreprise. Toutefois, en pratique, il présente de nombreux challenges. Explications.
Responsabilité
La réglementation est claire à ce sujet : tout salarié victime d’un accident au cours d’une mission accomplie en dehors de l’entreprise pour le compte de son employeur bénéficie d’une présomption d’imputabilité de l’accident au travail, qu’il soit survenu à l’occasion d’un acte professionnel ou d’un acte de la vie courante.
Pour se défaire de sa responsabilité, c’est à l’entreprise de prouver que l’incident s’est produit en dehors de la mission, sur du temps personnel. Un encadrement rigoureux en amont du déplacement permettra de définir ce qui relève de la mission du temps purement personnel. L’entreprise vérifiera en parallèle sa police d’assurance pour s’assurer qu’elle est couverte en cas de prolongation du séjour à titre privé.
Encadrement
Faut-il aborder le bleisure dans la politique voyages?
Il y a débat parmi les entreprises. Certaines – souvent celles qui ont peu de maturité en la matière – préfèrent ne pas le faire afin que ça reste une pratique marginale gérée au cas par cas. Des notions d’équité de traitement avec les collaborateurs ne pouvant voyager entrant généralement en ligne de compte. D’autres, plus avancées, ont défini des règles claires afin d’éviter toute ambiguïté. Elles couvrent des sujets comme l’éligibilité, le processus de validation, ce qui est remboursé/non remboursé par l’entreprise, la gestion de la sécurité …
L’implication des différentes parties concernées comme les RH, le Travel Management, le Risk Management ou encore le Juridique est nécessaire pour s’assurer d’être couvrant et que les règles soient communiquées. Attention aussi aux aspects fiscaux qui pourraient entraîner une requalification des dépenses prises en charge en avantage en nature, et, par conséquent, le paiement de cotisations sociales.
Sécurité
Nous l’avons vu plus haut, l’entreprise est garant de la sécurité de ses salariés en déplacement.
Hors, si ce dernier effectue des réservations à titre personnel en dehors des canaux privilégiés, elles passent en dehors des radars et, par conséquent, difficile pour l’employeur d’avertir le collaborateur en cas de crise. On pourra éventuellement demander au collaborateur de s’enregistrer manuellement via les applications mobiles des solutions de tracking mais tout le monde n’a pas envie d’être géolocalisé. Une bonne pédagogie, en partenariat avec le Risk Management, permettra d’expliquer aux collaborateurs les enjeux pour eux comme pour l’entreprise. Les chances qu’ils se conforment aux règles sont d’autant plus importantes qu’ils y verront un intérêt.
Surcoût
La question du surcoût dû à la prolongation est épineuse et des difficultés techniques viennent entraver la possibilité de faire une séparation nette. Prenons le cas de l’avion: un billet avec retour le vendredi coûte 100€ contre 150€ le dimanche soir. Comment scinder la part qui devrait être prise en charge par le collaborateur? Impossible.
Des processus peuvent être mis en place mais rien d’idéal et complexe à gérer pour l’agence – si les réservations sont effectuées par son biais – qui est contrainte à plus d’opérations manuelles. Quoiqu’il en soit, il est primordial pour l’entreprise d’identifier tous ces cas de figure et la manière de les gérer.
Les risques de fraude dans le cadre du bleisure sont accrus et la vigilance est de rigueur pour éviter la prise en charge de factures non prévues. Un bon paramétrage des outils de réservation et/ou de notes de frais peuvent aider en ce sens.
Reporting
Par défaut, les réservations personnelles effectuées auprès de l’agence ne sont pas distinguées du reste, ce qui peut fausser les données de reporting. C’est d’autant plus ennuyeux que c’est sur cette base que sont produits certains rapports « officiels » comme le bilan carbone.
Pour minimiser les impacts, il peut être intéressant de discuter avec l’agence pour mettre en place les indicateurs et/ou un processus approprié: gestion des demandes par une équipe différenciée, champs personnalisés pour identifier les réservations personnelles, moyens de paiement dédiés …
Besoin de conseils ou d’informations complémentaires ? Contactez-nous !