Un Travel Manager… Pourquoi faire ?

Mais qui est-il ?

Le Travel Manager, c’est le chef d’orchestre des déplacements professionnels au sein de l’entreprise. Il est l’interlocuteur clé, l’expert en interne ainsi qu’auprès des fournisseurs pour tout ce qui a trait aux déplacements professionnels.

Il a un rôle de gestionnaire de budget et de services aux utilisateurs dans leur besoin de prestations de voyages (agence de voyages, hôtellerie, billetterie aérienne et ferroviaire, location de véhicules, taxis, visas, outils de gestion de voyages, sécurité des voyageurs…). Il est également le garant de la politique de remboursement imposée par l’entreprise. Véritable couteau suisse, ses tâches sont multiples et nécessaires pour le bien-être des voyageurs ainsi que la bonne application des règles en entreprise.

Tour d’horizon des missions d’un Travel Manager :

  • Proposer et déployer les règles internes de voyages (politique voyages/politique de remboursement) pour piloter le budget voyages de l’entreprise, en accord avec les objectifs fixés par la direction générale en termes de coût et de niveau de service.
  • Proposer et rédiger les procédures internes visant à fluidifier et contrôler le processus de déplacement de la demande jusqu’au remboursement du salarié.
  • Proposer et participer à la mise en place de l’ensemble des dispositifs contribuant à la sûreté et couvrant ainsi l’ensemble des risques des voyageurs de l’entreprise au cours de leurs déplacements (assurances, assistance, formation aux risques pays, solution de traçabilité des voyageurs…).

Mais encore…

  • Faire évoluer les pratiques et les consommations de voyages en adéquation avec les besoins des salariés en prenant en compte les alternatives aux déplacements (ex: Airbnb, VTC, Bleisure…).
  • Rédiger les appels d’offres relatifs aux prestations de voyages.
  • Analyser les chiffres de consommation et suivre l’évolution des conditions commerciales en intégrant la notion de coût complet.
  • Contrôler la bonne application des accords (tarifs négociés, prestations prévues contractuellement).
  • Élaborer un reporting de l’activité déplacements professionnels et le diffuser en interne.
  • Travailler en collaboration avec la DSI pour identifier les outils et solutions les plus adaptés à la gestion des voyages.
  • Participer au paramétrage des outils et à leur déploiement : ordre de mission, réservation en ligne ou self booking tool, gestion des notes de frais…,
  • Mettre en place une stratégie de conduite du changement

Les plus du Travel Manager !

Gérer l’évènementiel ? Il peut ! Ses connaissances dans le milieu du déplacement professionnel lui confèrent un atout majeur dans la gestion des déplacements. La gestion de la flotte automobile ou encore la flotte mobile? C’est dans ses cordes ! Dans certaines entreprises, le Travel Manager gère également cet aspect.

Depuis l’explosion du digital, la dimension du Travel Manager est en constante évolution et son expertise en devient une nécessité au sein de l’entreprise. Grâce au travail d’associations comme l’AFTM ou GBTA, le rôle du TM est enfin reconnu à sa juste valeur.

Entreprises, n’attendez plus, maintenant vous savez!

Cet article a été écrit par
Jonathan Garcia



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