Définir sa Politique Voyages : par où commencer ?

Si l’intérêt de mettre en place une politique voyages (PVE) n’est plus à prouver, cela n’en reste pas moins une tâche délicate. Par où commencer ? Quelles thématiques aborder ? Comment la diffuser ?

 

Par où commencer ? Quelles thématiques aborder ? Comment la diffuser ?

Autant de questions à se poser avant de se lancer pour éviter les écueils. 3 pans doivent être couverts :

  • Les règles concernant le confort (et donc les coûts…): classes autorisées/interdites pour le transport aérien, ferroviaire, la location de véhicules, l’hôtellerie,…
  • Les règles concernant les processus : modes de réservation privilégiés, le circuit de validation, la sûreté…
  • Les règles liées à la politique achat : fournisseurs préférés ou imposés…

L’idéal est même d’inclure les aspects liés à la note de frais afin d’avoir un document de référence unique couvrant l’intégralité des règles de déplacement du collaborateur.

Pour avoir une politique voyages efficace, voici quelques règles/bonnes pratiques simples à suivre :

  • Pour chaque thématique traitée, des règles claires et simples doivent être édictées. En effet, plus une politique est longue et complexe, moins elle est lue et donc moins elle est appliquée.
  • Les plafonds doivent apparaître de manière distincte (via un tableau synthétique par exemple) et les principaux leviers d’optimisation mis en avant (anticipation, canaux de réservation privilégiés, moyens de paiement…).
  • La mesure de ces leviers, par le biais d’indicateurs clés, est essentielle afin d’assurer un suivi efficace et ainsi contrôler les déviances.
  • Autre aspect primordial, l’orientation de la politique doit refléter la culture de l’entreprise. La tonalité devra donc être directive si les principes sont imposés ou, à l’inverse, sous forme de recommandations si ces derniers sont suggérés.

Une fois éditée, la PVE repose sur les 3 piliers fondamentaux suivants :

  1. Sa mise à jour,
  2. Sa diffusion,
  3. Sa mesure.

Force est de constater que, bien souvent, les différentes évolutions de la politique voyages sont bien répercutées dans l’outil, que l’agence est également informée (dans une moindre mesure toutefois) de ces modifications mais que la diffusion et la mise à disposition de ce document en interne pèchent. Les collaborateurs ont ainsi bien du mal à savoir comment y accéder ou en ignorent même jusqu’à l’existence.

Il est donc primordial de le rendre accessible via les canaux les plus appropriés en fonction, là aussi, des habitudes de l’entreprise (par exemple : intranet, guide d’intégration du nouvel arrivant,….).

Cet article a été écrit par
Kathleen Stilmant



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