Pourquoi la gestion des déplacements professionnels est-elle aussi transverse ?

La gestion des déplacements professionnels est indéniablement transverse et implique de nombreuses directions en interne mais également de nombreux acteurs externes. Il faut donc être en mesure de comprendre qui fait quoi et à quel moment toutes ces personnes interviennent.

Pourquoi la gestion des déplacements professionnels est-elle aussi transverse ?

Le sujet des déplacements professionnels est indéniablement transverse et implique de nombreuses directions en interne mais également des interlocuteurs externes. Il faut donc être en mesure de comprendre qui fait quoi et à quel moment toutes ces personnes interviennent.

Des Achats en passant par les RH ou encore le service Comptabilité, la chaîne d’intervention est large et nécessite d’en comprendre la raison.

Alors pourquoi le milieu du déplacement professionnel fait intervenir autant de monde ?

Les Achats :

Qui dit déplacement professionnel dit contrats négociés. Il y a un double enjeu notable pour le service Achats. L’un est de pouvoir mettre en place des contrats négociés et des les intégrer dans la politique voyages de l’entreprise et l’autre et de participer activement au choix des bons partenaires de l’écosystème du Travel afin de répondre aux besoins de l’entreprise.

Le service Achats est également moteur dans le pilotage de ses contrats. En effet, par reporting SBT, reporting Agence de Voyages ou encore directement par les fournisseurs ce sont les volumes effectués au cours de l’année qui permettront d’avoir une stratégie de négociation plus poussée.

Les RH :

Lors de la mise en place d’un projet d’implémentation d’un SBT ou d’une agence de voyages, nous rencontrons toujours les interlocuteurs des ressources humaines pour différentes raisons. Du besoin des données de profils en passant par la gestion des données bancaires pour le remboursement des notes de frais, bien souvent le service RH est une pièce essentielle dans le milieu du déplacement professionnel. Les RH ont également un rôle important dans la négociation, l’application et la diffusion de la politique voyages dans l’ensemble des entreprises.

La Direction Financière :

Lors d’un projet, le service Comptabilité est incontournable pour récolter les données notamment sur les informations de paramétrages Travel&Expense ou encore la validation des moyens de paiement. Toutes ces données permettront d’alimenter l’outil en amont et donc de contribuer à la réussite du projet.

Il y a également un besoin de l’assurance d’une intégration aboutie dans l’ERP de l’ensemble des éléments notamment en respectant les schémas comptables et le plan de compte. L’intégration de la politique de remboursement est également un point central. En effet, les règles définies au sein de l’entreprise doivent être assimilées et maîtrisées pour pouvoir être intégrées au mieux dans un outil T&E.

La notion de reporting est aussi une préoccupation importante pour ce service car il permettra d’établir un suivi constant des dépenses, des montants de remboursement et des volumes de notes de frais réalisés.

La DSI :

La direction IT est essentielle dans un projet Travel & Expense. Que ce soit pour spécifier et développer les interfaces ou encore gérer les aspects sécurité des données, il est donc important d’impliquer l’IT dans la mise en place d’un projet T&E.

Et les autres directions…

Au sein de l’entreprise il y a aussi d’autres services susceptibles d’être en lien avec le déplacement professionnel. Nous pourrions parler des services généraux, Audit, Sûreté, Communication… Il est donc clair que le déplacement professionnel génère des interactions en interne… mais également externe !

D’un point de vue externe, la gestion des déplacements pros, va impliquer d’autres acteurs.

L’agence de voyages :

Besoin de faire une modification, voyages complexes, réservations urgentes, autant d’éléments indispensables encore aujourd’hui qui sont mis en place pour accompagner le voyageur dans ces démarches. L’agence de voyages fournit entre autres également des reporting, un niveau de support sur le SBT et bien sûr le traitement de l’émission de vos réservations. On attend également de sa part une assimilation de la politique voyage pour veiller que celle dernière soit correctement appliquée.

L’éditeur :

Encore ici, l’interaction est constante, pour son utilisation et ses fonctions de gestion des déplacements et remboursements de notes de frais, mais également pour d’autres besoins. La résolution d’anomalies, la diffusion de reporting, la mise en place d’évolutions… sont autant d’éléments nécessitant un lien avec l’éditeur.

Et les autres fournisseurs…

On peut également citer tous fournisseurs primaires dans le cadre de contrats en directs, fournisseurs de carte logée, HBT,… Il est donc indispensable de bien maitriser l’ensemble du paysage travel pour couvrir de façon efficace toutes les problématiques liées à la gestion des déplacements professionnels.

Pour mieux comprendre le paysage du monde du voyage d’affaires, nous avons essayé de schématiser l’écosystème Travel&Expense :

Et vous ? Avez-vous déjà eu à piloter autant d’interlocuteurs sur vos projets ? C’est face à cette complexité que notre accompagnement prend tout son sens…

Cet article a été écrit par
Jonathan Garcia



Veuillez remplir tous les champs obligatoires.
L'email est invalide.
Les fichiers joints doivent être en doc, pdf ou docx.