Nos conseils pour bien gérer les indemnités kilométriques de vos collaborateurs !

Comment ne pas se tromper dans la difficile et nébuleuse gestion des indemnités kilométriques!

A l’approche de chaque fin d’année, c’est toujours un élément auquel il faut faire attention : le nouveau barème des Indemnités Kilométriques (IK). La question est de connaitre et d’appliquer le nouveau barème à faire respecter, ainsi que les possibles évolutions quant aux règles en vigueur. Petit aperçu à date de ce que couvrent les IK, le barème en vigueur, et qui y a droit.

Qui peut bénéficier d’indemnités kilométriques?

Commençons par les populations pouvant prétendre aux IK. L’ensemble des salariés, sans distinction de grade ou de statut est à même de percevoir des IK dans le cadre de son activité professionnelle. Il faut néanmoins que le salarié précise ne pas transporter d’autres personnes réclamant les mêmes indemnités, et que le demandeur fournisse un justificatif précisant la propriété du véhicule utilisé ou a minima la propriété par l’un des membres de son foyer fiscal. Seuls les véhicules suivants ouvrent droit aux IK :

  • Automobile
  • Vélomoteur
  • Scooter
  • Moto
  • Vélo

Plusieurs conditions sont requises pour l’obtention des IK. Dans un premier temps, seule l’utilisation du véhicule personnel du collaborateur peut donner droit aux indemnités. Les véhicules de société par exemple n’offrent pas de droit sur les IK, sauf si l’employeur justifie la prise en charge par le collaborateur de l’entretien dudit véhicule.

Comment sont calculées les indemnités kilométriques?

Le point de départ utilisé dans le calcul des IK est l’adresse du lieu de travail du collaborateur. Le trajet domicile – lieu de travail peut être remboursé sous forme d’IK si l’utilisation de transports en commun n’est pas possible, et à la bonne volonté de l’employeur.

Si ces conditions sont respectées, il reste la partie la plus importante : le calcul des indemnités kilométriques. L’URSSAF prévoit un barème (variable) minimum à respecter que vous pouvez retrouver ici. Ce barème peut être mis à jour à partir du 1er janvier 2018. Il est possible de déroger à ce barème en appliquant un remboursement plus avantageux au collaborateur, mais cette utilisation devra être justifiée par l’employeur.

Ce barème couvre l’ensemble des frais suivants :

  • Carburant
  • Usure et entretien du véhicule
  • Assurance

Pour finir, il reste à préciser que les Indemnités Kilométriques offrent plusieurs avantages pour le collaborateur et notamment le fait que ces droits ne sont pas assujetties à l’impôt sur le revenu, ni aux cotisations sociales.

Cet article a été écrit par
Benjamin Guillerm



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