Comment et pourquoi se diriger vers la dématérialisation des justificatifs de notes de frais?

Suite à l’arrêté du 22 mars 2017 et en application de l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales, la dématérialisation des factures et par extension les justificatifs de note des frais est enfin possible en France. Désormais, les justificatifs numérisés auront une valeur identique à celle des justificatifs papiers en cas de contrôle à conditions de respecter certaines conditions.

Suite à l’arrêté du 22 mars 2017 et en application de l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales, la dématérialisation des factures et par extension les justificatifs de note des frais est enfin possible en France. Désormais, les justificatifs numérisés auront une valeur identique à celle des justificatifs papiers en cas de contrôle à conditions de respecter certaines conditions.

  • Les couleurs devront être reproduites à l’identique
  • En cas de compression du fichier, cela devra s’opérer sans perte
  • Chaque document devra être numérisé sous format PDF avec:
    • un cachet serveur de niveau 1 étoile
    • une empreinte numérique
    • une signature électronique de niveau 1 étoile
  • Chaque fichier devra être horodaté

Depuis la fin du premier trimestre 2017, les éditeurs de logiciel de note de frais ont travaillé dans ce sens. Pour la plupart, ils peuvent aujourd’hui répondre aux conditions fixées par l’article A 102 B-2 afin de faciliter la mise en place de la dématérialisation des justificatifs de note de frais aux entreprises.

Les avantages liés à la mise en place de ce nouveau procédé au sein des organisations sont nombreux et peuvent toucher une multitude d’intervenants.

Selon une étude menée par Unit4, près d’1 tiers des salariés interrogés renoncent aux remboursements de certains frais pour plus de 210€ par an. Cela représenterait pour les collaborateurs français une perte estimée à 600 millions d’euros par an. Si les raisons évoquées sont multiples, la perte des justificatifs papiers est un début d’explication. Les éditeurs offrant souvent une application mobile permettant de scanner très rapidement les justificatifs, le processus serait donc simplifié et le gain de temps assuré.

Pour les entreprises, l’avantage est également double : l’audit interne en est simplifié et les frais d’archivage supprimés !

Pour les managers/valideurs, cela permet de gagner en productivité grâce à la vérification et la validation plus intuitive et rapide.

Enfin, du côté des services comptables, la vérification et validation des justificatifs pourra être plus efficace. Le remboursement quant à lui n’en sera que plus rapide.

Si les avantages sont nombreux, la dématérialisation des justificatifs de note de frais entraînera un changement au sein de l’entreprise. De plus, pour garantir un parfait respect des règles fiscales, il conviendra d’obtenir un accord de l’administration idoine. Enfin comme tout changement, celui-ci devra être accompagné pour garantir le succès de ce projet !

Cet article a été écrit par

Hèlène Arnaud



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