Choix d'outils T&E : doit-on raisonner global ou local ?

Chez la plupart de nos clients, une ambition revient comme un leitmotiv :

Je veux que tous mes collaborateurs puissent bénéficier du même outil pour réserver leurs voyages et faire leurs notes de frais

Difficile de ne pas s’accorder sur les avantages que pourrait avoir cette cible, dont notamment :

  • Consolidation des données
  • Harmonisation des process
  • Globalisation des volumes permettant d’activer des leviers de négociation
  • Standardisation de l’écosystème IT
  • Fédération des collaborateurs autour d’un même ecosystème

Alors vœux pieux ou réalité ?

En fait, la réalité n’est pas aussi simple et dépend de plusieurs éléments à prendre en compte lorsque vous définissez votre projet :

Quel est le périmètre fonctionnel de votre projet?

Très concrètement il sera beaucoup plus simple de mettre en place un projet note de frais qu’un projet qui inclut le « online ».

Quel est le périmètre géographique de votre projet ?

En effet certains pays concentrent plus de complexité. On peut citer de manière non exhaustif le Canada et les règles de TVA par Etat, la Chine et son GDS étatique, le Maroc et les problématiques liées à la monnaie, l’Allemagne et la protection des données personnelles, l’Angola et la validation Etatique pour chaque marché… Et la liste est encore longue ! Quoiqu’il en soit, vouloir pousser exactement le même fonctionnement sur tous les pays où votre société emploie des collaborateurs est idyllique. Pour chaque pays, il s’agira donc d’un véritable projet local. Plus ou moins simple.

Quel est l’objectif premier de votre projet ? 

Est-ce que vous souhaitez qu’il soit avant tout rentable ? Dans ce cas-là focalisez vous sur les quelques pays qui concentrent les volumes. Est-ce que vous voulez qu’il soit rapide ? déployez uniquement les pays simples. Et seulement si vous n’avez pas de contrainte économique ou de timing, alors attaquez-vous à un projet global.

Enfin, ayez toujours en tête qu’il n’existe aujourd’hui aucun outil du marché qui soit en capacité de servir parfaitement l’intégralité des problématiques locales. Donc si votre volonté est d’offrir un haut niveau de service à tous vos collaborateurs, vous aurez certainement besoin de vous adresser à plusieurs éditeurs.

Cet article a été écrit par
Anthony Poirier



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