Cas client : Galeries Lafayette

Cadrage, accompagnement appel d’offre puis déploiement d’un outil de gestion des déplacements professionnels

MISSIONS  

  1. Cadrage – Analyse de l’existant  

  2. Assistance Appel d’Offre

  3. Implémentation de la solution

CONSTATS

  • Ulysse, outil de note de frais, utilisé par le groupe, n’est plus maintenu par l’éditeur à partir de fin 2016. Ce dernier est couplé à AeTM pour la réservation des voyages et à la plateforme Hcorpo.
  • Dans ce cadre, le groupe a décidé de lancer un appel d’offre pour mettre en place un outil unique afin de mutualiser l’ensemble du processus de gestion des voyages et des notes de frais.

CHALLENGES

Axys Odyssey a pris en charge les chantiers suivants :

  • Cadrage – Analyse de l’existant
    • Entretien avec un large panel des acteurs du processus (assistante, valideur, administrateur outil, Contrôleur de gestion, comptable, RH, IT …)
    • Formalisation de l’existant et cartographie des processus
  • Définition de la cible
    • Proposition des axes d’amélioration techniques, fonctionnelles et sur les processus
    • Formalisation de l’organisation et des processus cibles
  • Assistance à l’appel d’offre
    • Production du cahier des charges, éclairage sur les modèles de licences éditeurs et modules à souscrire, assistance fonctionnelles)
  • Implémentation
    • Pilotage du déploiement de l’outil sélectionné dans un planning contraint par la fin de vie de l’ancien outil. Dans ce cadre, nous avons accompagné le client sur l’assistance aux spécifications, à la réalisation. Nous avons organisé la conduite du changement et réalisé les formations

Résultats

  • Gouvernance du projet
    • Implication rapide de l’ensemble des interlocuteurs métiers et de l’ensemble des BU
    • Organisation du projet flexible qui a permis de tenir les délais malgré la complexité organisationnelle
  • Amélioration des processus clés
    • Remise en question de processus existants pour simplifier et fluidifier les déplacements professionnels et la gestion des notes de frais
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